EFFIZIENTES PRAXISMANAGEMENT
DER SCHLÜSSEL FÜR EINE ERFOLGREICHE PRAXIS
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In jeder Zahnarztpraxis stecken neben viel Arbeit und Zeit auch die Ideen, Vorstellungen und das Herzblut der Praxisgründer und ihrer Mitarbeiter. Das macht jede Praxis zu etwas Einzigartigem. Trotzdem haben alle Praxen auch etwas gemeinsam: Ihr Erfolg baut auf einem guten und durchdachten Praxismanagement auf.
Im besten Fall lässt sich eine Zahnarztpraxis mit einer gut geölten Maschine vergleichen. Alle Bereiche der Praxis arbeiten reibungsfrei miteinander, greifen ineinander und ermöglichen sowohl den Zahnärzten als auch dem gesamten Praxisteam ein effizientes, qualitativ hochwertiges und patientenorientiertes Arbeiten in einer angenehmen und entspannten Atmosphäre.
Nicht immer läuft eine Zahnarztpraxis erfolgreich und reibungslos. Manchmal hakt das Zeitmanagement oder die Arbeitsabläufe sind zu langwierig. In manchen Fällen sind die Ausgaben zu hoch oder das Potenzial der Mitarbeiter wird nicht genutzt. Auch Veränderungen wie eine Praxisübernahme, ein Praxisumzug oder eine Vergrößerung der Zahnarztpraxis können das Praxismanagement beeinflussen und den Erfolg gefährden.
In all diesen Fällen ist es wichtig, frühzeitig gegenzusteuern und das bisherige Praxismanagement auf den Prüfstand zu stellen. Abläufe, Ausgaben und Verfahren sollten hinterfragt und gegebenenfalls optimiert oder verändert werden, um die Praxis wieder auf den richtigen Weg zu bringen und für zukünftige Herausforderungen zu stärken. Doch von innen heraus lässt sich oft nur schwer beurteilen, welche Veränderungen notwendig sind, wo Prozesse neu strukturiert werden müssen und wie effizienter oder wirtschaftlicher gearbeitet werden kann. Auch der zeitliche Aufwand dafür ist im laufenden Praxisbetrieb nur selten von dem Team zu bewältigen.
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Mit meiner jahrzehntelangen Erfahrung als Praxismanagerin und meinem umfangreichen Fachwissen über alle Bereiche des Praxismanagements stehe ich Ihnen bei dieser schwierigen Aufgabe gerne zur Seite. Mein Ziel ist es, gemeinsam mit Ihrem Team und Ihnen das Management Ihrer Praxis individuell und passend zu Ihren Wünschen und Vorstellungen so zu gestalten, dass Sie sich wieder auf das Wesentliche konzentrieren können: Ihre Patienten!
ZIELE
Im Praxisalltag verlieren Zahnärzte und Praxisteam aufgrund der sich immer wiederholenden Routinen und Abläufe oftmals den Blick für das große Ganze. Um sich als Team weiterzuentwickeln und die Praxisorganisation voranzubringen, bedarf es daher manchmal eines Impulses von außen, um das Praxismanagement teilweise oder manchmal sogar ganz auf den Prüfstand zu stellen.
Mein Ziel ist es, gemeinsam mit Ihnen und Ihrem Team ein maßgeschneidertes Praxismanagementkonzept für Ihre Zahnarztpraxis zu entwickeln und zu implementieren, um die vorhandenen Ressourcen optimal abzurufen, zu verteilen und zu nutzen. Dafür lokalisieren wir die bisher vorhandenen Schwachstellen, erarbeiten Lösungswege und setzen diese um. So entsteht ein effizientes Praxismanagement, auf dessen Basis der Erfolg der Praxis dauerhaft aufbauen kann.
Mein Anspruch an meine Arbeit und mich ist immer, über den konkreten Beratungsanlass sowie die formulierten Veränderungsziele hinaus die Problemlösefähigkeiten und Entwicklungsmöglichkeiten aller Beteiligten zu fördern und zu steigern, sodass die Praxis auch für zukünftige Herausforderungen gewappnet ist.
LEISTUNGEN
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Praxisorganisation und -verwaltung
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Individuelle Konzeptentwicklung
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Strukturaufbau
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Termin- und Zeitmanagement
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Optimierung von Arbeitsabläufen
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Stärkung der betriebswirtschaftlichen Praxisführung / Controlling
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Leitbilderstellung
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Personalmanagement
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Personalführung
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Personalaufbau
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Personalbindung
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Teamentwicklung
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Teamleiterstrukturen
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Aufbau einer zweiten Führungsebene
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Ausbau von Delegations-strukturen
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Ausbau der Arbeitgeberattraktivität
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Praxismarketing
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Interne und externe Kommunikation
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Erweiterung der Praxisräume / des Praxisangebots
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Wachstum durch angestellte Zahnärzte
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Ausbau der Prophylaxe ​ ​​​
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Angliederung weiterer Standorte
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PRAXIS
ORGANISATION & VERWALTUNG
Eine klare, unmissverständliche Benennung von Aufgaben
und die eindeutige, transparente Klärung von Zuständig-
und Verantwortlichkeiten bilden die Basis einer guten Praxisorganisation.
Doch in vielen Praxen fehlt eine solche klare Struktur. Manchmal wurde bereits zu Beginn versäumt, eine klare Struktur in die Praxisorganisation einzuführen. Oder die fehlenden Zuteilungen und Verantwortlichkeiten entwickelten sich mit der Zeit, vielleicht aufgrund einer Praxisvergrößerung oder einer Veränderung im Praxisteam. Möglicherweise wurde im Laufe der Zeit an der einen oder anderen Stelle einfach ein Aufgabengebiet erweitert, neue Aufgaben ohne klare Zuweisung hinzugefügt, eine Zuteilung verändert oder Aufgaben auf die Schnelle von einem ausscheidenden Mitarbeiter auf einen Mitarbeiter in einem anderen Bereich übertragen. Für eine gewisse Zeit funktioniert diese Art der Aufgabenverteilung sicherlich. Doch mit der Zeit entstehen so – insbesondere in größeren Praxen – ungenaue und ineffiziente Abläufe sowie ungeklärte Zuständigkeiten. In der Folge leidet die Qualität der Praxisarbeit und die Kosten steigen.
Um die Bereiche Organisation und Verwaltung zu optimieren, müssen Aufbau und Abläufe aller Abteilungen und Fachbereiche einer Praxis überprüft und gegebenenfalls eine neue Struktur oder neue Zuteilungen erarbeitet werden. Organigramme ermöglichen hier nicht nur die visuelle Darstellung der Praxis, sondern erleichtern auch die Kommunikation und stellen Weisungsebenen dar, die für einen gelungenen Organisationsaufbau grundlegend sind.
Die Umgestaltung der Organisationsstruktur einer Praxis ist selten von innen heraus zu erreichen, da viele Abläufe und Einteilungen bereits festgefahren sind und sich nicht mehr so einfach ändern lassen. Oftmals fehlen zudem die Erfahrung und das Fachwissen, was und welche Bereiche eigentlich eine erfolgreiche Praxisverwaltung und -organisation ausmachen.
Wenn Sie Hilfe bei der Neuorganisation Ihrer Praxis benötigen, berate ich Sie gerne über die Möglichkeiten und erstelle gemeinsam mit Ihnen und Ihrem Team eine passgenaue Organisationsstruktur für die Bedürfnisse Ihrer Praxis.
LEITBILD
WERTE UND ZIELE EINER PRAXIS
Wofür steht die Praxis, was wollen wir erreichen und wie
wollen wir es erreichen? Diese und weitere Fragen sollten
in einem Praxisleitbild erfasst und beantwortet werden.
Ein Leitbild dient dazu, die mittel- und langfristigen Zielvorstellungen einer Praxis zu umreißen und darzulegen, mit welchen Werten und auf welchem Weg die Ziele erreicht werden sollen. Durch das Leitbild werden auch Sinn und Zweck der Praxis verdeutlicht und es wird ein Rahmen für das tägliche Handeln vorgegeben. Durch die klare Darstellung sollen auch die Mitarbeiter für die Praxisziele begeistert werden. Sie bekommen dadurch eine Vorstellung von der Praxisidentität, den Zielen und der Strategie der Zahnarztpraxis. Das Bewusstsein darüber kann motivierend wirken und die Mitarbeiter dauerhaft an die Praxis binden.
Die Funktionen eines Leitbildes im Überblick:
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Orientierungsfunktion: Werte und Normen
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Integrationsfunktion: Wir-Gefühl, Praxisidentität und Kommunikation
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Entscheidungsfunktion: Praxisablauf, Fehlermanagement, Entscheidungsspielraum
Das erwünschte Ziel wird beim Erstellen des Leitbildes vom Praxisinhaber vorgegeben. Die Inhalte sollten aber gemeinsam mit dem Praxisteam entwickelt werden. Im Laufe der Zeit kann ein Leitbild auch an Veränderungen angepasst, erweitert oder umgestaltet werden. Gerne unterstütze ich Ihr Team und Sie bei Planung, Erstellung und Umsetzung des Leitbildes Ihrer Praxis.
PERSONALMANAGEMENT
FÜHRUNG, BINDUNG UND ENTWICKLUNG
Ein Team lebt von der Einzigartigkeit und Vielfalt seiner Mitglieder. Jedes Mitglied kann mit seinen individuellen Kompetenzen zu gelingender Kommunikation und Arbeitsprozessen beitragen. Ein positiver Teamgeist und ein anregendes, aber entspanntes Arbeitsklima sind zudem die Voraussetzungen für zufriedene Patienten.
Jedes einzelne Teammitglied verfügt über eine Vielzahl von Kompetenzen und Ressourcen, die es bestmöglich abzurufen, einzusetzen und weiterzuentwickeln gilt. Für ein gutes Praxisklima und eine effiziente Praxisorganisation ist es zudem wichtig, dass das Praxispersonal im Team arbeiten und die Praxisstrukturen und Arbeitsabläufe umsetzen kann. Für den Praxiserfolg ist daher ein strukturiertes Personalmanagement notwendig, das sowohl die Personalauswahl und -bindung als auch die Personalentwicklung und -führung im Blick hat.
Oftmals fehlt Praxen jedoch ein durchdachtes Personalmanagement und es werden Entscheidungen ohne langfristiges Konzept situationsabhängig getroffen. Das kann dazu führen, dass neue Mitarbeiter nicht sorgfältig und passend zu einer offenen Stelle ausgewählt werden, verschiedene Mitarbeiter unterschiedliche Möglichkeiten zur Weiterbildung erhalten oder nicht in den Bereichen eingesetzt werden, in denen ihre Stärken liegen. Solche Entscheidungen können Frustration und Enttäuschung bei den Mitarbeitern auslösen und das Arbeitsklima negativ beeinflussen.
Dank meiner jahrzehntelangen Erfahrung als Praxismanagerin kann ich Ihnen dabei helfen, ein gut organisiertes und auf die Praxisgröße zugeschnittenes Personalmanagement in Ihrer Zahnarztpraxis zu implementieren.
TEAMLEITER STRUKTUREN
AUFBAU EINER ZWEITE FÜHRUNGSEBENE
Insbesondere bei großen oder Mehrbehandlerpraxen bedarf es klarer Strukturen und Verantwortlichkeiten. Des Weiteren muss die Vergrößerung einer Praxis für ein effizientes und gutes Praxismanagement neben neuen Räumlichkeiten und zusätzlichem Personal auch Veränderungen in der Praxisorganisation mit sich bringen.
In großen Praxen erleichtern mehrere Führungsebenen die Zuordnung und die Verantwortlichkeiten in den verschiedenen Praxisbereichen. Die einzelnen Teamleiter übernehmen dabei mehrere Aufgaben: Sie führen und leiten ihre Teams, übernehmen planerische Aufgaben, moderieren bei Konflikten und gehen als gutes Beispiel voran. Sie dienen zudem als Schnittstelle zum Vorgesetzten und anderen Teams und geben Informationen weiter.
Doch die Um- und Neustrukturierung der Führungsebenen in einer Praxis können sich mitunter schwierig gestalten, gerade auch bei einem seit längerem bestehenden Praxisteam. Mit meiner jahrzehntelangen Erfahrung als Führungskraft in einer Zahnarztpraxis stehe ich Ihnen bei der Ausgestaltung Ihrer Teamleiterstrukturen zur Seite.
PRAXISMARKETING
PATIENTEN & MITARBEITER GEWINNEN
Modernes Praxismarketing dient heute dem Erhalt und Ausbau der wirtschaftlichen Grundlage einer Zahnarztpraxis oder Zahnklinik. Die Kernziele des Praxismarketings sind klar: Ausbau und Erhalt des Patientenstamms, eine Patientenverschiebung in Richtung Selbstzahler und Privatpatienten sowie die Gewinnung von Mitarbeitern.
Patienten und Mitarbeiter werden digitaler. Die Menschen suchen online nach der richtigen Zahnarztpraxis, dem richtigen Spezialisten und dem neuen Arbeitgeber. Ein zeitgemäßes Praxismarketing für Zahnärzte geht daher weit über eine professionelle Webseite hinaus. Die Auffindbarkeit bei Google und in den sozialen Medien sowie ein aktives Bewertungsmanagement sind heutzutage die Grundvoraussetzung für die Erreichung der Kernziele. Außendarstellung, Reputation und Markenbildung sind ebenfalls Erfolgsfaktoren. ​
Alles in allem hat sich Marketing für Zahnarztpraxen über die Zeit zu einem komplexen Aufgabengebiet entwickelt. Ich arbeite daher seit Jahren erfolgreich mit einer auf Praxismarketing spezialisierten Agentur zusammen. Weitere Informationen erhalten Sie unter:
ARBEITGEBERATTRAKTIVITÄT
Mitarbeiter binden und fördern
Wie werde ich ein guter und attraktiver Arbeitgeber für aktuelle und zukünftige Mitarbeiter? Dabei ist nicht nur die Höhe des Gehalts entscheidend, vielmehr spielen auch viele andere Faktoren eine wichtige Rolle bei der Wahl des Arbeitgebers.
Ein motiviertes und engagiertes Mitarbeiterteam ist das Herz einer Zahnarztpraxis. Die Mitarbeiter sorgen für reibungslose Abläufe, kümmern sich um die Patienten und unterstützen den Zahnarzt bei seiner Arbeit. Umso wichtiger ist es, gut ausgebildete und kompetente Mitarbeiter zu finden, die sich für das Leitbild Ihrer Praxis begeistern und mit Leidenschaft bei der Sache sind. Aber auch für die bestehenden Mitarbeiter gilt es, ein Arbeitsklima zu schaffen, das sie motiviert, fördert und dadurch dauerhaft an die Praxis bindet. Zufriedene Mitarbeiter sind zudem die beste Werbung für eine Praxis auf dem lokalen Arbeitsmarkt. Denn es spricht sich in der Region herum, wo es attraktive Arbeitsplätze gibt und wo lieber nicht gearbeitet werden sollte.
Arbeitgebern stehen viele Werkzeuge zur Verfügung, um ihre Attraktivität für zukünftige und bestehende Mitarbeiter zu steigern. Dazu gehören unter anderem Sozialleistungen, familienfreundliche Arbeitszeitmodelle, Weiterbildungsmaßnahmen oder eine betriebliche Alterssicherung. Neben finanziellen Anreizen führen aber auch ein gutes Arbeitsklima, gemeinsame Aktivitäten wie Betriebsfeiern und -ausflüge sowie Anerkennung und Wertschätzung der geleisteten Arbeit zu einer höheren Zufriedenheit bei den Mitarbeitern.
Um die Attraktivität als Arbeitgeber dauerhaft zu erhöhen, bedarf es daher eines langfristigen und umfassendes Konzeptes, das neuen und bestehenden Mitarbeitern nicht nur finanzielle Anreize, sondern auch berufliche Chancen und Entwicklungsmöglichkeiten in der Praxis aufzeigt. Gerne unterstütze ich Sie dabei, auch für Ihre Praxis ein solches Konzept zu entwerfen.
ARBEITSABLÄUFE
EFFIZIENT UND KLAR ORGANISIERT
Die Arbeitsabläufe in Zahnarztpraxen werden immer komplexer. Das liegt sowohl an ständig steigenden gesetzlichen Anforderungen und erhöhten Erwartungen der Patienten als auch an der zunehmenden Größe der Praxen mit immer mehr Mitarbeitern sowie den betriebswirtschaftlichen Herausforderungen.
Nahezu alle Bereiche einer Praxis sind von dieser Entwicklung betroffen – von der Rezeption über die Materialwirtschaft, die Abrechnung und den Bereich der Instrumentenaufbereitung bis hin zur Dokumentation von Leistungseinträgen oder der Ablauforganisation rund um die Behandlung. Sind die verschiedenen, teilweise sehr komplexen Arbeitsabläufe dabei nicht klar strukturiert und bestimmten Abteilungen oder Mitarbeitern zugeordnet, kann es in der Folge schnell zu Reibungspunkten und Effizienzverlust kommen.
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Für manche der entstehenden Probleme lassen sich intern schnell und einfach tragbare Lösungen finden, für andere wiederum können nur Scheinlösungen eingeführt werden, die keine Klarheit für die Mitarbeiter bringen. Eine gewisse Resignation und auch Verärgerung können die Folge sein.
Umso wichtiger ist es, dass alle Arbeitsabläufe in einer Praxis effizient und klar organisiert sind. Ist das in Ihrer Praxis aktuell nicht der Fall, erarbeite ich gerne gemeinsam mit Ihnen und Ihrem Team Lösungen und Strukturen, die alle Abläufe Ihrer Praxis umfassen. So lässt sich eine Atmosphäre schaffen, in denen Ihr Team motiviert, entspannt und effizient arbeiten kann.
ERWEITERUNG DER PRAXISRÄUME
SIE LIEBEN DIE HERAUSFORDERUNG?
Wenn eine Praxis erfolgreich ist und die Patientenzahlen steigen, stellt sich für viele Praxisbetreiber die Frage, ob vielleicht eine Vergrößerung der Praxis oder des Praxisangebotes sinnvoll wäre, eine Zweigstelle eröffnet oder ein weiterer Zahnarzt mit an Bord geholt werden könnte.
Mit Änderung des Vertragszahnarztrechts im Jahr 2007 hat der Gesetzgeber neue Möglichkeiten zur Ausübung des zahnärztlichen Berufs geschaffen. Vertragszahnärzte können seitdem in erweitertem Maße Zahnärzte anstellen, Zweigpraxen einrichten und Berufsausübungsgemeinschaften bilden.
Doch mit einer größeren Praxis, neuen Kollegen oder mehreren Zweigpraxen kommen neue Aufgaben auf das Praxismanagement zu. Es müssen beispielsweise neue Strukturen geschaffen, Personal rekrutiert, neue Computersysteme eingeführt, die Materialbeschaffung neu organisiert oder die Terminvergabe umgestaltet werden. Auch die bisherigen Mitarbeiter müssen in den Prozess eingebunden werden, damit Motivation und Einsatz nicht darunter leiden.
Wird die Erweiterung oder der Umbau einer Praxis nicht von Beginn an im Rahmen des Praxismanagements strukturiert und gezielt umgesetzt, kann dies schnell im Chaos enden. Gerne stehe ich Ihnen mit meiner Erfahrung und meinem Fachwissen zur Seite, wenn Sie sich der neuen Herausforderung stellen, und unterstütze Sie beim Ausbau oder der Erweiterung Ihrer Praxis.
Um für sie die passende Filialpraxis zu finden arbeite ich erfolgreich mit der Firma Adviserio GmbH zusammen. Nähere Informationen erhalten sie unter www.adviserio.de
„Um klar zu sehen, genügt oft nur ein Wechsel der Blickrichtung.“
- Antoine de Saint-Exupéry
BEATE EITEL
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Systemischer Coach und Supervisorin
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Praxismanagerin
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Medizinisch-technische Assistentin (MTA)
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Zahnmedizinische Fachangestellte (ZFA)
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Mehr als 25 Jahren im Gesundheitswesen
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Mehr als 15 Jahren in der Zahnmedizin
Im Team und auf Führungsebene biete ich Ihnen praxisnahe Konzepte für ihre Zahnarztpraxis.
